secretary岗位职责

岗位内容：
1.依照业务提供的数据制作 quote sheet, sell sheet, vendsummary spreadsheet 和 Sample tag。
2.根据客户的索赔报告在 ERP 系统建立索赔报告。
3.处理样品和文件的快递作业，检查样品和文件并确保样品和文件正确并准时送达客户或工厂，联系 COURIER 提供资料协助清关。
4.根据客户订单数据及时输入并更新 ERP 系统（JDE System）。
5.制作外箱唛头给工厂，inspection request form 给 QA/QC 部门查阅安排验货；
6.确保递交 Booking 资料时提供的 FDA 资料正确无误。
7.跟进 S/O 的操作流程并与船务部 / 工厂联系出货事宜。

任职要求：
1.英语四六级证书，优秀的英语听、说、读、写能力。
2.专科及以上学历，英语、国际贸易、市场营销、商务英语等相关专业优先。
3.为人诚恳、友善，具备良好的沟通能力，有强大的进取心、学习能力及团队协作精神。
4.工作经验 1 年及以上。

【岗位职责】
1、负责做好总经理安排的文书方面的任务与职责。
2、将总经理需提交给雅高总部的报表，按提交规定时间发送给总部。
3、做好酒店行政早会的记录工作，内容包括酒店总经理的口述信息等。
4、保证行政办公室的备品充足。
5、确保自己知晓酒店总经理的活动安排，以便于协助辨识不同活动的优先性。
6、帮助总经理制定会议的时间表，并在会议之前及时给与提醒。
7、处理所有打进以及打出的电话以及传真。
8、处理所有的联系人名单，如业主联系人、雅高集团联系人、酒店联系人和其他供应商等等。
9、认真完成酒店总经理分配的其他任务及职责。
【岗位要求】
1、本科以上学历，英语熟练者优先。
2、形象好气质佳，沟通能力强。
3、态度积极，抗压能力强。

1.根据部门经理的要求对文件档案进行适当的管理。
Locates attaches appropriate file correspondence to be answered by Division Head.
2.打印、存档并更新所有与部门相关的私人及机密文件。
Types, files, upkeeps all private confidential matters related to the department.
3.为部门总监参加的所有会议准备相关材料：每日运营会议、行政管理层会议、部门会议及临时召开的会议。
Prepares the relevant materials fall meetings attended by the EAM – Food Beverage: Daily Operations Meeting, Executive Committee Meetings, Departmental Meetings ad hoc meetings
4.应答电话并给予致电者相关信息或将电话转给适当的人并拨打外线电话。
Answers telephone gives information to callers routes call to appropriate official places outgoing calls
5.复印信件或其他打印品。
Makes copies of correspondence other printed matters
6.准备发出的邮件。
Prepares outgoing mail
7.打字、记录口述及会议纪录，草拟信件、存单及追踪，撰写回函。
Types, takes dictation minutes, draft letters, files traces composes correspondence
8.处理月度文具仓/总仓和干货仓的领货申请单。
Handles monthly requisition of stationeries/general dry goods stores